Leden doorgeven aan het Watersportverbond
Ledenboek is API-partner van het Watersportverbond. Met de koppeling gaan aanmeldingen, wijzigingen en opzeggingen vanzelf naar Mijn.Watersportverbond, en komt het bondsnummer van een nieuw lid vanzelf terug in Ledenboek.
Hoe het werkt
Meld je een lid aan of verander je iets aan naam, adres, geboortedatum of lidmaatschap, dan geeft Ledenboek dat meteen door aan het Watersportverbond. Elke avond om 23:30 loopt Ledenboek alle leden nog een keer langs, zodat ook een wijziging die overdag niet doorkwam alsnog aankomt.
Andersom laat het Watersportverbond weten als er bij hen iets aan een lid verandert, zoals een nieuw bondsnummer of een ander adres. Ledenboek neemt dat over bij het lid. Beide kanten herkennen een lid aan zijn bondsnummer.
Wat het kost
De koppeling zit in elk abonnement van Ledenboek, zonder meerprijs.
Zo zet je de koppeling aan
-
1
Kies Ledenboek in Mijn.Watersportverbond
Log in op Mijn.Watersportverbond en open de instellingen voor het automatisch uitwisselen van ledengegevens met je ledenbeheerpakket. Kies daar Ledenboek en bedenk een secret: een wachtwoord dat alleen voor deze koppeling is. Schrijf ook je organisatienummer op; dat staat bij de gegevens van je vereniging.
-
2
Vul hetzelfde in bij Ledenboek
Ga in Ledenboek naar Instellingen, Integraties en klik bij Mijn.Watersportverbond op Beheren. Vul het organisatienummer en het secret in, vink Koppeling aan aan en klik op Opslaan. Het secret wordt versleuteld bewaard en daarna niet meer getoond.
-
3
Test de verbinding
Klik op Verbinding testen. Werkt het, dan staat er "De verbinding werkt." Zo niet, dan zie je de melding van het Watersportverbond; meestal klopt dan het organisatienummer of het secret niet helemaal.
-
4
Koppel je bestaande leden
Klik op Bestaande leden koppelen, vóór je voor het eerst iets doorgeeft. Ledenboek haalt de leden op die al bij het Watersportverbond staan en zoekt ze op achternaam en geboortedatum. Bij een treffer krijgt het lid in Ledenboek zijn bondsnummer, zodat er bij het verbond geen dubbele personen ontstaan. Twee leden met dezelfde naam en geboortedatum laat Ledenboek liggen in plaats van te gokken.
-
5
Kijk wie er nog ontbreekt
Staat iemand wel bij het Watersportverbond maar niet in Ledenboek, dan zie je hem in een gele lijst op het koppelingsscherm. Is hij echt lid, klik dan op Maak lid aan: Ledenboek maakt het lid aan met de gegevens van het verbond en koppelt hem meteen aan zijn bondsnummer. Is hij geen lid meer, zeg het lidmaatschap dan op in Mijn.Watersportverbond.
-
6
Geef alles een eerste keer door
Klik op Nu alles doorgeven. Leden zonder bondsnummer worden bij het Watersportverbond aangemeld en krijgen er een; bij de anderen worden de gegevens bijgewerkt. Daarna hoef je niets meer te doen. Mist er bij een lid iets wat het verbond verplicht stelt, dan staat hij onder Niet door te geven, met wat er ontbreekt.
Zo ziet het eruit
Het koppelingsscherm laat zien hoeveel leden er doorgegeven worden, hoeveel er een bondsnummer hebben en wanneer de laatste ronde was. Bij elk lid zie je wat er van hem bij het Watersportverbond ligt.
Wat er wordt doorgegeven
Voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam, het geslacht (uit de aanhef), de geboortedatum, het adres met land, het e-mailadres en telefoonnummer, de datum lid sinds en, als het lidmaatschap stopt, de einddatum. Leden met de status actief of opgezegd gaan mee; aspirant-leden pas als ze actief worden.
Het Watersportverbond verplicht een achternaam, een voornaam of voorletters, een aanhef (dhr. of mw.), de geboortedatum, het adres en de datum lid sinds. Mist er een van, dan wacht Ledenboek met doorgeven tot het is aangevuld.
Opzeggen en overlijden
Zeg je een lid op met een einddatum, dan gaat die einddatum naar het Watersportverbond. Is de datum voorbij, dan haalt Ledenboek het bondsnummer bij het lid weg; het oude nummer blijft bij het lid zichtbaar. Wordt hij later weer lid, dan meldt Ledenboek hem opnieuw aan.
Bij een overlijden geeft Ledenboek geen einddatum door, maar stuurt het een mail naar het Watersportverbond. Het bestuur krijgt daarvan een kopie. Vul dan zelf geen einddatum in Mijn.Watersportverbond in: het verbond handelt het af, en zodra daar een einddatum staat neemt Ledenboek die over.
Wat het niet doet
- •Bestuursfuncties en functionarissen gaan niet via de koppeling; die geef je in Mijn.Watersportverbond door.
- •Ledenboek koppelt alleen op een eenduidige treffer. Een lid zonder geboortedatum, of met een andere schrijfwijze van de achternaam, moet je eerst aanvullen of bij het verbond nakijken.
- •Het Watersportverbond bepaalt het lidmaatschapstype. Ledenboek laat het bij het lid zien, maar verandert het niet.
Veelgestelde vragen
Moeten we leden nog in Mijn.Watersportverbond bijhouden?
Nee. Je houdt je leden bij in Ledenboek en de koppeling zorgt dat het Watersportverbond hetzelfde weet. Verandert er toch iets in Mijn.Watersportverbond, dan komt dat terug in Ledenboek.
We hebben al jaren leden bij het verbond. Komen die er dubbel in?
Niet als je eerst op Bestaande leden koppelen klikt. Dan krijgt elk lid dat Ledenboek terugvindt zijn bestaande bondsnummer, en wordt hij bijgewerkt in plaats van opnieuw aangemeld.
Een lid staat onder Niet door te geven. Wat nu?
Daar staat wat er ontbreekt, bijvoorbeeld de geboortedatum. Vul dat aan bij het lid; bij het opslaan gaat hij alsnog naar het Watersportverbond, en anders in de ronde van 23:30.