Verwerkersovereenkomst

Versie 2026-07-28

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke de vereniging, stichting of vereniging van eigenaars die gebruikmaakt van Ledenboek, hierna "de vereniging".

Verwerker Vuurpijl Beheer B.V., KvK 34108141, gevestigd te Lagedijk 11A, 2064 KV Spaarndam, hierna "Ledenboek".

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Ledenboek en maakt daarvan onlosmakelijk deel uit.

Artikel 1 — Onderwerp en duur

1.1 Ledenboek verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de dienst: het voeren van de leden-, financiële en bestuursadministratie van de vereniging.

1.2 De vereniging bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. Ledenboek verwerkt uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de vereniging. Het gebruik van de dienst geldt als zo'n instructie.

1.3 Deze overeenkomst loopt zolang de overeenkomst tussen partijen duurt, en eindigt daarmee.

Artikel 2 — Soorten gegevens en betrokkenen

2.1 Betrokkenen: leden en oud-leden van de vereniging, hun gezinsleden of huisgenoten voor zover vastgelegd, bestuursleden, commissieleden, deelnemers aan evenementen en relaties van de vereniging.

2.2 Categorieën persoonsgegevens: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, lidnummer, datum van aanvang en beëindiging van het lidmaatschap, bankrekeningnummer en machtigingsgegevens, betaalgeschiedenis, door de vereniging zelf ingerichte eigen velden, en gegevens die leden zelf in het ledenportaal invullen.

2.3 De vereniging plaatst geen bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG in de dienst, zoals gegevens over gezondheid, tenzij zij daar zelf een geldige grondslag voor heeft en Ledenboek daarover vooraf informeert. Richt de vereniging daarvoor eigen velden in, dan is zij daar zelf verantwoordelijk voor.

Artikel 3 — Verplichtingen van Ledenboek

3.1 Ledenboek verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden en verstrekt ze niet aan derden, behalve aan de sub-verwerkers uit artikel 6 en behalve wanneer een wettelijke verplichting daartoe verplicht. In dat laatste geval informeert Ledenboek de vereniging vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

3.2 Ledenboek gebruikt de gegevens van leden nooit om hen zelf te benaderen, en verkoopt of verhuurt ze niet.

3.3 Personen die namens Ledenboek toegang hebben tot de gegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

3.4 Ledenboek verleent de vereniging redelijke medewerking bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 4 — Beveiliging

4.1 Ledenboek treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Daaronder vallen in elk geval:

• versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer met de dienst;
• toegang tot gegevens van een vereniging uitsluitend voor gebruikers die door

die vereniging zijn gemachtigd, met rechten per rol;

• versleutelde opslag van wachtwoorden en van sleutels van gekoppelde diensten;
• dagelijkse back-ups;
• logging van toegang en wijzigingen;
• tweefactorauthenticatie beschikbaar voor beheerders.

4.2 De vereniging is zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met inloggegevens en voor het toekennen van de juiste rechten aan haar bestuursleden.

Artikel 5 — Datalekken

5.1 Ledenboek meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld aan de vereniging, en uiterlijk binnen 24 uur nadat Ledenboek daarvan kennis heeft genomen.

5.2 De melding bevat ten minste: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens en betrokkenen voor zover bekend, de vermoedelijke gevolgen en de maatregelen die zijn of worden getroffen.

5.3 De vereniging beoordeelt zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan de betrokkenen nodig is. Ledenboek verleent daarbij de medewerking die redelijkerwijs nodig is.

5.4 Meldingen gaan naar info@ledenboek.nl.

Artikel 6 — Sub-verwerkers

6.1 De vereniging geeft Ledenboek toestemming om onderstaande sub-verwerkers in te schakelen:

6.2 Ledenboek legt aan elke sub-verwerker dezelfde verplichtingen op als die uit deze overeenkomst.

6.3 Wil Ledenboek een sub-verwerker toevoegen of vervangen, dan meldt zij dat ten minste 30 dagen vooraf. Maakt de vereniging binnen die termijn schriftelijk gemotiveerd bezwaar, dan kan zij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

6.4 De verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Vindt verwerking daarbuiten plaats, dan gebeurt dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Artikel 7 — Rechten van betrokkenen

7.1 Wendt een betrokkene zich rechtstreeks tot Ledenboek met een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid, dan verwijst Ledenboek hem door naar de vereniging en informeert zij de vereniging daarover.

7.2 Ledenboek verleent de vereniging de medewerking die nodig is om zulke verzoeken af te handelen. De vereniging kan de gegevens van een betrokkene zelf in de dienst inzien, aanpassen, exporteren en verwijderen.

Artikel 8 — Teruggave en verwijdering

8.1 De vereniging kan haar gegevens gedurende de looptijd op elk moment zelf exporteren naar Excel of CSV. Daar zijn geen kosten of voorwaarden aan verbonden.

8.2 Na beëindiging van de overeenkomst blijven de gegevens 60 dagen beschikbaar voor export. Daarna verwijdert Ledenboek ze uit de actieve systemen.

8.3 Back-ups waarin gegevens nog voorkomen worden volgens het reguliere back-upschema overschreven, uiterlijk binnen 35 dagen na verwijdering.

8.4 Gegevens die Ledenboek wettelijk moet bewaren, zoals facturen aan de vereniging, blijven bewaard gedurende de wettelijke termijn.

Artikel 9 — Audit

9.1 De vereniging kan Ledenboek ten hoogste eenmaal per jaar verzoeken aan te tonen dat zij deze overeenkomst nakomt.

9.2 Ledenboek voldoet daaraan in beginsel door schriftelijke informatie te verstrekken. Is dat aantoonbaar onvoldoende, dan kan de vereniging op eigen kosten een onafhankelijke deskundige een onderzoek laten uitvoeren, na aankondiging van ten minste 30 dagen en zonder de dienstverlening te verstoren.

Artikel 10 — Aansprakelijkheid en slotbepalingen

10.1 Op de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst is de beperking uit de algemene voorwaarden van Ledenboek van toepassing, voor zover de wet dat toelaat.

10.2 Bij strijdigheid tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

10.3 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Vragen hierover? Mail naar info@ledenboek.nl.