Boekhouding voor een stichting
Wat de wet van je vraagt, wat een ANBI extra moet, en hoe je het bijhoudt zonder dat het een tweede baan wordt.
Wat moet er van de wet
Artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek geldt voor elke stichting, ook voor die met drie bestuursleden en geen personeel. Het bestuur moet een administratie voeren waaruit de rechten en verplichtingen op elk moment blijken. Niet aan het eind van het jaar: op elk moment.
-
Een balans en een staat van baten en lasten
Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Dat is geen jaarrekening zoals een bv die deponeert; het is een overzicht van bezittingen, schulden, inkomsten en uitgaven.
-
Zeven jaar bewaren
De administratie en de bijbehorende stukken. Bonnetjes, bankafschriften, contracten. Ook als het bestuur inmiddels drie keer is gewisseld.
-
Onderbouwing per post
Bij elke boeking hoort een stuk. Een overboeking zonder factuur of bon is een gat, en dat gat komt terug zodra iemand vraagt waar het geld heen ging.
Een stichting hoeft haar cijfers niet bij de Kamer van Koophandel te deponeren, tenzij ze commerciële activiteiten heeft van enige omvang. Dat maakt de verplichting van artikel 2:10 niet minder hard; het betekent alleen dat niemand het controleert tot het misgaat.
En als je een ANBI bent
Een algemeen nut beogende instelling moet elk jaar op internet publiceren wat er binnenkwam en wat eruit ging, met een balans of een staat van baten en lasten en een toelichting daarop. Dat staat los van de administratieplicht; het is een extra eis.
Publiceer je niet, dan kan de Belastingdienst de status intrekken. Dat raakt niet alleen jou maar ook je gevers, want hun giftenaftrek vervalt met terugwerkende kracht. Dat is het soort brief dat een bestuur niet wil schrijven.
In de praktijk struikelen stichtingen hier zelden over onwil maar over losse bestanden: de penningmeester heeft de cijfers, de secretaris beheert de site, en in maart weet niemand welke versie klopt.
Waarin een stichting verschilt van een vereniging
Administratief is het verschil kleiner dan mensen denken. De boekhouding werkt hetzelfde; het onderscheid zit aan de inkomstenkant.
Geen leden, dus geen contributie
Een stichting kent donateurs, begunstigers of deelnemers, maar geen leden met stemrecht. Wat bij een vereniging automatische contributie-inning is, is bij een stichting een donatie of een factuur per project.
Verantwoording per subsidie of project
Krijg je geld van een fonds of gemeente, dan wil die weten waar het aan is besteed. Dat vraagt om het kunnen labelen van uitgaven, niet alleen om een totaal.
Wel een bestuur, wel een kascontrole
Ook een stichting laat de boeken controleren, al is er geen ledenvergadering die decharge verleent. Dat gebeurt door een kascommissie of een raad van toezicht.
Hoe Ledenboek dit doet
Ledenboek is gebouwd voor verenigingen, en een stichting gebruikt er hetzelfde van. Wat je aanzet en wat je laat liggen verschilt.
- ✓ Bankafschriften inlezen via MT940 of CAMT, met labels per project of subsidie
- ✓ Facturen sturen aan donateurs, fondsen of deelnemers, met betaalherinneringen die vanzelf gaan
- ✓ Declaraties van bestuursleden en vrijwilligers, met goedkeuring erop
- ✓ Jaarcijfers en een balans die je zo in de ANBI-publicatie kunt overnemen
- ✓ Digitale kascommissiecontrole, met vastlegging van wie wat wanneer heeft gezien
- ✓ Documenten bij de stichting bewaren, dus statuten en contracten op dezelfde plek als de cijfers
Wat je niet gebruikt, zet je uit. Een stichting zonder leden laat de ledenmodule links liggen en houdt de financiële kant over.
Wat het kost
Het tarief hangt bij ons af van het aantal actieve relaties, niet van wat je gebruikt. Een stichting met een klein bestand en een handvol donateurs zit in het laagste plan van €99 per jaar. Alles zit erin; er zijn geen losse modules en geen kosten per transactie vanuit ons.
Twijfel je tussen aanbieders, kijk dan ook naar het overzicht van tien pakketten.
Ondersteuning en je gegevens
Twee dingen waar je bij software voor je vereniging op moet kunnen rekenen: dat er iemand opneemt als je vastloopt, en dat je ledenbestand blijft waar het hoort.
Als je een vraag hebt
- ✓ Je mailt en er antwoordt een mens, binnen één werkdag
- ✓ Degene die antwoordt, heeft het gebouwd. Meld je een fout, dan is die soms dezelfde dag verholpen
- ✓ Geen bot die automatisch antwoordt. Wat je terugleest is door een mens geschreven
- ✓ Geen wachtrij, geen ticketnummer, geen chatbot die eerst vijf vragen stelt
- ✓ Meedenken over hoe jullie het willen inrichten hoort erbij en kost niets extra
Bellen kan op maandag tot en met vrijdag tussen 09.00 en 17.00 uur, op 084 833 2125. Geen wachtrij en geen keuzemenu; je krijgt degene die het gebouwd heeft. Zijn we in gesprek, spreek dan in; je hoort dezelfde werkdag terug. Buiten kantooruren en tijdens vakanties is er geen vervanging, dus dan gaat het per e-mail.
Waar je gegevens staan
- ✓ Alles binnen de EU. De servers staan bij Hetzner in Duitsland
- ✓ Ook elke partij die iets voor ons doet zit in de EU, in Nederland, Duitsland of Ierland. Geen doorgifte naar daarbuiten
- ✓ Ledenbestanden worden niet verkocht, niet verhuurd en niet gebruikt om je leden iets aan te bieden
- ✓ Contributie gaat rechtstreeks naar de rekening van de vereniging, niet via ons
- ✓ Je haalt je volledige ledenbestand er op elk moment zelf uit
De verwerkersovereenkomst staat online, met alle zes de partijen bij naam en waar ze zitten. Die hoort een vereniging te hebben; je hoeft er niet om te vragen.
Dertig dagen uitproberen
Zet je bankafschriften erin en kijk of het past. Zonder creditcard, en zegt het je niets, dan doe je niets.
Gratis proberenLees ook de boekhouding van een vereniging en hoe de kascommissiecontrole werkt.