De kascommissie laten controleren zonder ordners
De kascommissie kijkt zelf mee in de boeken, stelt vragen bij losse transacties en tekent de decharge digitaal.
Waarom dit anders werkt dan een map met bonnetjes
Bij de meeste verenigingen betekent de kascommissie: de penningmeester print een stapel, brengt die rond, en wacht. Vragen komen per mail terug, los van de transactie waar ze over gaan, en niemand weet later meer welk antwoord bij welke post hoorde.
In Ledenboek krijgt de kascommissie leestoegang tot de administratie van het gekozen jaar. Ze lopen de transacties zelf langs, stellen hun vraag bij de transactie zelf, en jij antwoordt op diezelfde plek. Aan het eind staat het hele gesprek bij de cijfers waar het over ging.
Zo gaat het
-
1
Zet de kascommissieleden klaar
Je wijst leden aan als kascommissie. Dat mogen ook mensen zijn die verder geen bestuursfunctie hebben. Ze loggen in op het ledenportaal en zien daar hun controle staan, niet de rest van je administratie.
-
2
Zij lopen de transacties langs
De commissie ziet de transacties van het gekozen jaar met de bijbehorende facturen en bonnen. Bij elke transactie kan ze een vraag of opmerking plaatsen, en jij ziet die meteen staan.
-
3
Jij beantwoordt de vragen
Antwoorden komen onder de vraag te staan, bij de transactie. Zo blijft het overzicht bewaard, ook een jaar later als iemand wil weten waarom een post er zo uitzag.
-
4
De decharge wordt digitaal getekend
Is de commissie klaar, dan ondertekent elk lid de decharge digitaal. Zodra iedereen getekend heeft krijgt de penningmeester bericht en is de verklaring vastgelegd bij het jaar.
Wat het niet doet
- •De kascommissie kan niets wijzigen. Ze heeft leestoegang en kan vragen stellen, meer niet.
- •De decharge is een vastlegging in Ledenboek, geen notariële akte. Voor de ALV is dat ruim voldoende, maar het vervangt geen juridisch advies.
- •Er is geen aparte inlog voor externe accountants zonder lidmaatschap. Wie moet meekijken, voeg je toe als lid met de kascommissierol.
Veelgestelde vragen
Moet een kascommissielid bestuurslid zijn?
Nee. Je wijst gewone leden aan. Ze krijgen alleen toegang tot de controle, niet tot het ledenbestand of de rest van de administratie.
Kan de kascommissie de bonnen ook zien?
Ja. Bijlagen bij een transactie of factuur zijn zichtbaar bij de transactie zelf, dus ze hoeven niets apart op te vragen.
Wat gebeurt er als één lid niet tekent?
Dan blijft de decharge open staan. De penningmeester krijgt pas bericht als iedereen getekend heeft, zodat je ziet wie er nog moet.