Ledenadministratie voor verenigingen

Wat ledenadministratie software moet kunnen bij een vereniging

Software voor een bedrijf gaat over klanten die komen en gaan. Bij een vereniging is de vraag een andere: het bestuur wisselt, het werk is vrijwilligerswerk, en de mensen die het doen zijn er een paar avonden per maand. Een programma dat daar niet op is gebouwd wordt na één penningmeester weer ingeruild voor een spreadsheet.

Daarom hoort er in een ledenadministratie pakket voor verenigingen meer te zitten dan een lijst met namen. Dit is wat het verschil maakt tussen software die blijft liggen en software die het bestuur werk uit handen neemt.

Ledenboek doet dit alles in één programma, zonder dat je modules bij moet kopen. Wat er in het kleinste pakket zit, zit ook in het grootste; alleen het aantal leden verschilt.

Online, of op de computer van de secretaris?

Bij een bedrijf is dit een smaakkwestie. Bij een vereniging niet, want een bestuur wisselt. Staat de ledenlijst in een bestand op één laptop, dan verhuist die laptop vroeg of laat naar iemand anders, of hij verhuist juist niet en dan is de lijst weg.

Dat is de meest voorkomende manier waarop verenigingen hun administratie kwijtraken. Niet door een crash, maar doordat de vorige secretaris is gestopt en niemand meer weet welke versie de goede was.

• ✓ Iedereen in het bestuur kijkt naar dezelfde gegevens, ook tegelijk
• ✓ Een bestuurswissel is een rol overzetten, geen bestand overdragen
• ✓ Leden werken hun eigen gegevens bij, dus jij typt geen verhuizingen over
• ✓ Dagelijks een back-up, en je kunt altijd alles exporteren

Van Excel naar een systeem

Verreweg de meeste verenigingen komen bij ons vanuit Excel. Dat kun je gewoon meenemen: je uploadt je bestand, wij herkennen de kolommen en je eigen velden komen er als veld bij te staan.

• ✓ Je bestaande bestand importeer je met een sjabloon dat je eigen kolommen al kent
• ✓ Leden houden hun gegevens zelf bij, dus je typt geen verhuizingen meer over
• ✓ Iedereen in het bestuur kijkt naar dezelfde versie, ook tegelijk
• ✓ Exporteren kan altijd nog, dus je zit nergens aan vast

Loopt het toch anders dan je dacht, dan haal je je gegevens er in één klik weer uit. Je bestand blijft van jou.

Ledenadministratie uitbesteden of zelf doen?

Elk jaar staan er besturen voor deze keuze, meestal op het moment dat de secretaris ermee stopt en niemand het van hem wil overnemen. Een administratiekantoor neemt het werk over voor een bedrag per lid per jaar. Dat is een reële optie, maar hij lost minder op dan hij belooft.

Wat je uitbesteedt is het invoerwerk. Wat je niet uitbesteedt is het bijhouden: iemand moet nog steeds doorgeven dat een lid verhuisd is, dat er zes nieuwe leden zijn en dat er iemand heeft opgezegd. In de praktijk gaat die informatie per mail heen en weer, en dan ben je een tussenpersoon rijker en een actueel overzicht armer. Wie iets wil opzoeken moet het vragen in plaats van kijken.

De reden dat het werk zwaar voelde, was meestal niet de hoeveelheid maar de manier: een spreadsheet die met de hand wordt bijgewerkt, facturen die los in Word staan, en herinneringen die iemand persoonlijk moet nasturen. Als dat automatisch gaat, blijft er per maand een half uur over, en dan is de vraag of je dat wilt uitbesteden een andere vraag dan hij een jaar geleden was.

Uitbesteden blijft verstandig als er niemand in het bestuur is die dit wil doen, of bij een vereniging die zo groot is dat het een baan wordt. Vraag dan wel of je zelf toegang houdt tot het systeem waarin je leden staan. Een ledenbestand dat alleen bij de dienstverlener staat, maakt overstappen later duur.

Ledenadministratie en boekhouding

Dit zijn twee verschillende dingen die bij een vereniging aan elkaar vastzitten. De ledenadministratie beantwoordt de vraag wie er lid is, de boekhouding de vraag waar het geld vandaan komt en heen gaat. De verbinding zit bij de contributie: elk lid is een debiteur, en elke betaling is een boeking.

Houd je ze los, dan zit het handwerk precies op die verbinding. Je maakt facturen in het ene systeem, boekt de betalingen in het andere, en aan het einde van het jaar kloppen de aantallen niet omdat er tussentijds iemand is opgezegd. Dat is bij verreweg de meeste verenigingen de enige plek waar de administratie echt tijd kost.

Een boekhoudpakket alleen is daarom zelden genoeg: dat kent je leden niet en weet niet wie er contributie moet betalen. Andersom kan een ledenadministratie zonder financiële kant je wel vertellen wie lid is, maar niet wie betaald heeft. Voor de meeste verenigingen werkt één systeem dat beide doet beter dan twee goede systemen naast elkaar, juist omdat het overtypen ertussenuit valt.

Werkt jullie penningmeester al jaren met een boekhoudpakket dat prima bevalt, dan hoeft dat niet weg. Zorg dan wel dat de contributie aan de ledenkant ontstaat en als één post naar de boekhouding gaat, in plaats van dat iemand tweehonderd facturen overtypt.

Per soort vereniging

De basis is overal hetzelfde, maar waar de tijd in gaat zitten verschilt per soort vereniging.