Ledenadministratie voor verenigingen
Alle leden, hun gegevens en hun betalingen op één plek, bijgewerkt door de mensen zelf. Geen bestand dat rondgaat en geen versie die achterloopt.
30 dagen gratis proberenGeen creditcard nodig. Binnen tien minuten staat je vereniging erin.
Wat is een ledenadministratie?
Een ledenadministratie is de plek waar je vastlegt wie er lid is, hoe je diegene bereikt, sinds wanneer hij meedoet en wat hij betaalt. Bij de meeste verenigingen is dat begonnen als een spreadsheet bij de secretaris thuis, met een tweede versie bij de penningmeester en een derde in de mailbox van de ledenadministrateur.
Dat werkt tot het moment dat er iemand verhuist, opzegt of niet betaalt. Dan blijkt niemand te weten welke versie klopt. Een ledenadministratiesysteem lost dat op door er één versie van te maken waar het hele bestuur bij kan, met per persoon vastgelegd wie wat mag zien.
Wat er in Ledenboek zit
Ledenlijst met historie
Adres, contact, lid sinds wanneer, en wat er in de loop van de tijd is veranderd. Ook opzeggingen met een einddatum.
Eigen velden
Elke vereniging legt iets anders vast. Diploma's, certificeringen, een bootnummer: je maakt de velden zelf aan.
Aanmelden zonder handwerk
Nieuwe leden vullen zelf een formulier in dat jij samenstelt. Het bestuur keurt goed, het betaalverzoek gaat automatisch de deur uit.
Contributie innen
Facturen in één keer voor de hele vereniging, betalen met iDEAL of automatische incasso, en herinneringen die vanzelf gaan.
Rollen en rechten
De penningmeester ziet het geld, de secretaris de leden. Met start- en einddatum, dus de historie van je bestuur klopt ook.
Ledenportaal
Leden wijzigen hun eigen gegevens en betalen openstaande facturen. Wat zij aanpassen, staat meteen goed in je administratie.
Van Excel naar een systeem
Verreweg de meeste verenigingen komen bij ons vanuit Excel. Dat kun je gewoon meenemen: je uploadt je bestand, wij herkennen de kolommen en je eigen velden komen er als veld bij te staan.
- ✓ Je bestaande bestand importeer je met een sjabloon dat je eigen kolommen al kent
- ✓ Leden houden hun gegevens zelf bij, dus je typt geen verhuizingen meer over
- ✓ Iedereen in het bestuur kijkt naar dezelfde versie, ook tegelijk
- ✓ Exporteren kan altijd nog, dus je zit nergens aan vast
Loopt het toch anders dan je dacht, dan haal je je gegevens er in één klik weer uit. Je bestand blijft van jou.
Wat het kost
De prijs hangt af van het aantal leden. Alles zit in elk pakket; je betaalt niet extra voor losse onderdelen.
Mini
€ 99
per jaar
tot 50 leden
Basis
€ 179
per jaar
tot 150 leden
Standaard
€ 299
per jaar
tot 300 leden
Plus
€ 449
per jaar
tot 500 leden
Veelgestelde vragen
Wat kost een ledenadministratie?
Bij Ledenboek betaal je vanaf 99 euro per jaar voor verenigingen tot vijftig leden, oplopend tot 449 euro per jaar tot vijfhonderd leden. Alle functies zitten in elk pakket. Je kunt dertig dagen gratis proberen zonder creditcard.
Kan ik mijn ledenlijst uit Excel overzetten?
Ja. Je uploadt je bestaande bestand en krijgt een sjabloon dat je eigen kolommen al bevat. Velden die specifiek zijn voor jouw vereniging maak je aan als eigen veld, zodat er niets verloren gaat. Exporteren kan daarna altijd weer.
Is een online ledenadministratie wel AVG-proof?
Onze servers staan in Europa en er worden dagelijks back-ups gemaakt. Je bepaalt per bestuursrol wie welke gegevens ziet, en er is een verwerkersovereenkomst die je kunt downloaden. Leden kunnen hun eigen gegevens inzien en wijzigen.
Is dit ook geschikt voor een kleine vereniging?
Ja. Het kleinste pakket is bedoeld voor verenigingen tot vijftig leden. Juist bij een klein bestuur scheelt het werk dat leden hun eigen gegevens bijhouden en dat de contributie vanzelf wordt geïnd.
Doet Ledenboek ook de boekhouding?
Ledenboek int de contributie, koppelt betalingen aan de bankrekening en maakt jaarcijfers voor de ledenvergadering. Voor de formele jaarrekening kun je koppelen met Jortt. Voor wie vooral een boekhoudpakket zoekt, hebben we daar een aparte pagina over.
Verder lezen
Ondersteuning en je gegevens
Twee dingen waar je bij software voor je vereniging op moet kunnen rekenen: dat er iemand opneemt als je vastloopt, en dat je ledenbestand blijft waar het hoort.
Als je een vraag hebt
- ✓ Je mailt en er antwoordt een mens, binnen één werkdag
- ✓ Degene die antwoordt, heeft het gebouwd. Meld je een fout, dan is die soms dezelfde dag verholpen
- ✓ Geen bot die automatisch antwoordt. Wat je terugleest is door een mens geschreven
- ✓ Geen wachtrij, geen ticketnummer, geen chatbot die eerst vijf vragen stelt
- ✓ Meedenken over hoe jullie het willen inrichten hoort erbij en kost niets extra
Bellen kan op maandag tot en met vrijdag tussen 09.00 en 17.00 uur, op 084 833 2125. Geen wachtrij en geen keuzemenu; je krijgt degene die het gebouwd heeft. Zijn we in gesprek, spreek dan in; je hoort dezelfde werkdag terug. Buiten kantooruren en tijdens vakanties is er geen vervanging, dus dan gaat het per e-mail.
Waar je gegevens staan
- ✓ Alles binnen de EU. De servers staan bij Hetzner in Duitsland
- ✓ Ook elke partij die iets voor ons doet zit in de EU, in Nederland, Duitsland of Ierland. Geen doorgifte naar daarbuiten
- ✓ Ledenbestanden worden niet verkocht, niet verhuurd en niet gebruikt om je leden iets aan te bieden
- ✓ Contributie gaat rechtstreeks naar de rekening van de vereniging, niet via ons
- ✓ Je haalt je volledige ledenbestand er op elk moment zelf uit
De verwerkersovereenkomst staat online, met alle zes de partijen bij naam en waar ze zitten. Die hoort een vereniging te hebben; je hoeft er niet om te vragen.
Probeer het met je eigen ledenlijst
Importeer je bestand, nodig je bestuur uit en kijk of het bevalt. Dertig dagen, zonder creditcard.
Gratis beginnen