Onkosten declareren zonder appjes met foto's
Leden en bestuursleden dienen hun onkosten in met een bon erbij. Jij keurt goed of af, en de uitbetaling staat bij je boekhouding.
Waarom dit meestal misgaat
Declaraties komen binnen als een appje met een schuine foto, een mailtje zonder bedrag, of een briefje na de vergadering. De penningmeester houdt het bij in zijn hoofd of in een apart lijstje, en aan het eind van het jaar klopt het niet meer met de bank.
In Ledenboek dient de indiener het zelf in, met bedrag, omschrijving en de bon als bijlage. Het loopt daarna langs een vaste route: concept, ingediend, goedgekeurd of geweigerd, en uitbetaald. Je ziet altijd waar iets staat.
Zo gaat het
-
1
Het lid dient in
Vanuit het ledenportaal vult iemand het bedrag en de omschrijving in en voegt een foto of pdf van de bon toe. Zolang het een concept is kan hij het nog aanpassen.
-
2
Jij beoordeelt
Je ziet de declaratie met de bon erbij en keurt goed of af. Bij een afwijzing geef je de reden mee, zodat de indiener weet wat er moet gebeuren.
-
3
Uitbetalen
Na goedkeuring markeer je de declaratie als uitbetaald. Het bedrag en de bon blijven bewaard bij de administratie, dus de kascommissie vindt ze later terug.
-
4
Terugvinden
Alle declaraties blijven doorzoekbaar per jaar en per persoon. Bij de jaarcijfers en de kascommissiecontrole zitten ze gewoon tussen de rest.
Wat het niet doet
- •Ledenboek maakt de betaling niet zelf over. Je betaalt uit via je eigen bank en zet de declaratie daarna op uitbetaald.
- •Er zit geen kilometerregistratie of vaste vergoedingstabel in. Wie kilometers declareert, rekent het bedrag zelf uit.
- •Bonnen worden bewaard zoals ze zijn aangeleverd. Er wordt geen tekst uit de foto gelezen om het bedrag automatisch in te vullen.
Veelgestelde vragen
Kunnen gewone leden ook declareren of alleen bestuursleden?
Allebei. Iedereen met toegang tot het ledenportaal kan een declaratie indienen; jij bepaalt wat je goedkeurt.
Ziet de kascommissie de bonnen?
Ja. Declaraties en hun bijlagen horen bij de administratie van dat jaar en zijn dus zichtbaar tijdens de controle.
Kan ik een declaratie afwijzen met een reden?
Ja. De indiener krijgt de reden te zien en kan de declaratie aanpassen en opnieuw indienen.