Je ledenbestand in één keer overzetten

Waarom dit meestal tegenvalt

Elke ledenlijst is anders gegroeid. De ene heeft de voorletters achter de achternaam staan, de andere het huisnummer achter de straatnaam, en bijna elke export heeft kolommen die alleen de vorige administratie begreep. Overtypen is bij tweehonderd leden een middag, en bij vijfhonderd een week.

Ledenboek kijkt daarom naar de namen van je kolommen en niet naar hun volgorde. Staat er ergens een kolom die Achternaam of E-mailadres heet, dan weet het genoeg. Wat het niet herkent laat het staan en meldt het, zodat je het zelf kunt beoordelen in plaats van dat het stilletjes verdwijnt.

Zo gaat het

1. 1

   Ga naar Leden en kies Importeren

   Je kunt je eigen bestand uploaden, of eerst het sjabloon downloaden dat op dat scherm klaarstaat. In dat sjabloon staan je eigen velden er al bij, met de juiste kopnamen.

2. 2

   Upload je Excel-bestand

   De kopregel hoeft niet op de eerste rij te staan. Zit er een briefhoofd boven met de naam van je vereniging en een datum, dan zoekt Ledenboek zelf de rij waar de kolomnamen beginnen.

3. 3

   Kijk het voorbeeld na

   Je ziet per rij wat er gaat gebeuren: nieuw lid, bijwerken of overslaan. Onderaan staat welke kolommen niet herkend zijn. Vink aan wat er mee moet en zet desgewenst het vinkje voor het bijwerken van bestaande leden.

4. 4

   Importeer en lees de melding

   Na afloop staat er hoeveel leden er zijn aangemaakt, bijgewerkt en overgeslagen, met daarbij wat er niet gelukt is. Een lid dat is aangemaakt blijft staan, ook als een los onderdeel zoals een product of een eigen veld niet gekoppeld kon worden.

Welke kolommen worden herkend

Hoofdletters, spaties en een toelichting tussen haakjes maken niet uit. Meerdere schrijfwijzen per veld, want mensen noemen hetzelfde anders.

Heet een kolom net anders dan hierboven, hernoem hem dan in je bestand. Dat is sneller dan de import erop aanpassen, en je ziet in het voorbeeldscherm meteen of het klopt.

Twee dingen in één kolom

• •Staat de naam als "Meijs, G.P.M." in één kolom, dan worden de voorletters eraf gehaald en komt er Meijs te staan met G.P.M. als voorletters. Een tussenvoegsel achter de voorletters gaat mee naar voren: "Vries, J.H. de" wordt de Vries.
• •Staat het adres als "Einder Coolhoff 94" in één kolom, dan gaan straat en huisnummer uit elkaar. Een toevoeging blijft bij het nummer, dus 12a en 12-3 blijven heel.
• •Heb je Telefoon én Mobiel als aparte kolommen, dan komt het vaste nummer in het telefoonveld en vult het mobiele nummer aan waar dat leeg is. Wil je allebei bewaren, maak dan een eigen veld voor het tweede nummer.
• •Staan er twee e-mailadressen in één cel, gescheiden door een puntkomma of komma, dan wordt het eerste het adres van het lid en het tweede het tweede adres.

Wat het niet doet

• •Een rekeningnummer wordt pas een machtiging als er ook een machtigingskenmerk en een datum van ondertekening bij staan. Zonder die twee komt het nummer bij de betaalgegevens te staan, waar het je bankafschrift koppelt aan het juiste lid.
• •Een productnaam die niet bestaat wordt niet aangemaakt maar gemeld. Maak het product eerst aan, anders blijft dat lidmaatschap ongekoppeld.
• •Een eigen veld dat je nog niet hebt aangemaakt wordt niet vanzelf aangemaakt. Zet je eigen velden dus klaar vóór de import.
• •Heet je eigen veld hetzelfde als een standaardveld, bijvoorbeeld Voorletters, dan wint het standaardveld. Je eigen veld blijft dan leeg.

Veelgestelde vragen