De ledenadministratie die zichzelf bijhoudt Voor besturen die dit naast hun werk doen

Ledenboek is een compleet online ledenbeheer systeem speciaal ontwikkeld voor Nederlandse verenigingen. Het biedt alle tools die je nodig hebt voor professioneel verenigingsbeheer: ledenadministratie, online betalingen via iDEAL, contributie-inning, facturering, activiteitenbeheer, bestuursbeheer, commissies, e-mailcommunicatie en workflow automatisering. Alles in een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk platform dat je vanaf elke plek kunt bereiken.

Ledenboek is geschikt voor vrijwel alle soorten verenigingen in Nederland: sportverenigingen (voetbal, tennis, hockey, zwemmen, atletiek), hobbyverenigingen (fotografie, schaken, bridgeclub, modelbouw), belangenverenigingen, culturele verenigingen (muziek, theater, kunst, koor), buurtverenigingen, studentenverenigingen, ondernemersverenigingen, personeelsverenigingen en stichtingen. Van kleine clubs met 10 leden tot grote verenigingen met 500+ leden - het systeem schaalt mee met je behoeftes.

Je kunt binnen 5 minuten aan de slag. Maak een account aan, vul je verenigingsgegevens in en je bent klaar. Het importeren van een bestaande ledenlijst duurt nog eens 15-30 minuten afhankelijk van de grootte. De meeste verenigingen zijn binnen een uur volledig operationeel. Onze handleidingen en support helpen je snel op weg.

Ja, Ledenboek is volledig responsive en werkt uitstekend op smartphones en tablets. Je kunt onderweg snel een lid opzoeken, een betaling controleren of een e-mail versturen. Het ledenportaal voor je leden is ook mobiel-vriendelijk, zodat zij makkelijk kunnen inloggen en betalen vanaf hun telefoon.

Ledenboek hanteert transparante prijzen gebaseerd op het aantal leden:

• Mini - €99/jaar (1-50 leden)
• Basis - €179/jaar (51-150 leden)
• Standaard - €299/jaar (151-300 leden)
• Plus - €449/jaar (301-500 leden)
• Pro - Op aanvraag (500+ leden)

Belangrijk: alle abonnementen bevatten exact dezelfde functionaliteiten. Je betaalt dus alleen meer naarmate je meer leden hebt, nooit voor extra functies.

Ja, elk abonnement begint met 30 dagen gratis proberen. Je hoeft geen creditcard op te geven en zit nergens aan vast. Tijdens de proefperiode heb je toegang tot alle functies zodat je Ledenboek volledig kunt uitproberen met je eigen vereniging. Na 30 dagen beslis je zelf of je doorgaat.

Ja, je kunt je abonnement op elk moment opzeggen. Er is geen opzegtermijn en je zit nergens aan vast. Bij opzegging loopt je abonnement door tot het einde van de betaalde periode. We geloven dat je bij ons blijft omdat je tevreden bent, niet omdat je vastzit aan een contract.

Ja, Ledenboek schaalt mee met je vereniging. Voor verenigingen met meer dan 500 leden bieden we het Pro-abonnement met maatwerk mogelijkheden. De techniek is gebouwd om grote aantallen leden, facturen en e-mails probleemloos te verwerken. Neem contact op voor een offerte op maat.

Bij beëindiging van je abonnement kun je eerst al je gegevens exporteren naar Excel. We bewaren je data nog 30 dagen waarna deze definitief wordt verwijderd. Je kunt ook eerder om volledige verwijdering vragen. We zorgen dat je soepel kunt overstappen naar een ander systeem, mocht je dat willen.

Via onze Mollie-integratie ondersteunt Ledenboek alle populaire Nederlandse betaalmethoden: iDEAL (alle banken), creditcard (Visa, Mastercard, American Express), Bancontact, PayPal, SEPA-overboeking en Apple Pay. Je leden kunnen dus altijd betalen op de manier die zij prettig vinden. Alle betalingen worden veilig en snel verwerkt.

Ledenboek automatiseert je volledige contributie-inning. Je stelt eenmalig de contributiebedragen in per lidmaatschapstype. Vervolgens genereert het systeem automatisch facturen, verstuurt deze per e-mail met een directe betaallink, en houdt alle betalingen bij. Leden betalen met een klik via iDEAL. Bij uitblijven van betaling worden automatisch herinneringen verstuurd. Je hebt altijd real-time inzicht in wie wel en niet betaald heeft.

Ja, Ledenboek ondersteunt onbeperkt verschillende contributiebedragen. Je kunt tarieven instellen per lidmaatschapstype (bijvoorbeeld senior, junior, gezin, erelid), per leeftijdscategorie, of zelfs per individueel lid. Ook staffelkortingen en gezinslidmaatschappen zijn mogelijk. Het systeem berekent automatisch het juiste bedrag per lid.

Ja, je kunt automatische betalingsherinneringen instellen. Je bepaalt zelf na hoeveel dagen een herinnering wordt verstuurd en hoeveel herinneringen er maximaal uitgaan. De e-mails zijn volledig aan te passen aan je vereniging en bevatten een directe betaallink. Zo bespaar je urenlang administratief werk en verhoog je het percentage tijdige betalingen.

Naast de automatische contributiefacturen kun je ook handmatig facturen aanmaken. Selecteer het lid, voeg factuurregels toe (bijvoorbeeld voor een workshop of materialen) en verstuur de factuur per e-mail met betaallink. Het lid betaalt direct via iDEAL en de betaling wordt automatisch geregistreerd.

Ja, Ledenboek integreert met Jortt, een populair online boekhoudprogramma voor kleine organisaties. Facturen en betalingen worden automatisch gesynchroniseerd. Daarnaast kun je alle financiele gegevens exporteren naar Excel voor verwerking in andere boekhoudpakketten. Lees meer over hoe Ledenboek werkt als boekhoudpakket voor verenigingen.

Het importeren van je bestaande ledenlijst is eenvoudig. Upload een Excel- of CSV-bestand met je ledengegevens. Ledenboek herkent automatisch veelvoorkomende kolomnamen (naam, adres, e-mail, geboortedatum, etc.) en helpt je bij het correct toewijzen van velden. Na controle importeer je alles met een klik. De meeste verenigingen zijn binnen een uur volledig operationeel.

Ledenboek biedt uitgebreide mogelijkheden voor ledenbeheer. Standaard velden: naam, adres, e-mail, telefoon, geboortedatum, lidmaatschapstype, inschrijfdatum, contributiebedrag en betalingsstatus. Daarnaast kun je onbeperkt eigen velden toevoegen voor specifieke informatie zoals bondsnummer, kledingmaat, dieetwensen, of wat je vereniging maar nodig heeft. Alle gegevens zijn doorzoekbaar en exporteerbaar.

Ja, via het ledenportaal kunnen leden inloggen om hun eigen gegevens te bekijken en bij te werken. Ze zien hun adresgegevens, lidmaatschapsinformatie, betalingsgeschiedenis en openstaande facturen. Adreswijzigingen of een nieuw e-mailadres voeren ze zelf door. Dit bespaart het bestuur veel administratief werk en zorgt dat gegevens altijd actueel zijn.

Ledenboek genereert een unieke aanmeldpagina voor je vereniging. Nieuwe leden vullen hier hun gegevens in, kiezen hun lidmaatschapstype en betalen direct hun contributie via iDEAL. Na succesvolle betaling worden ze automatisch toegevoegd aan je ledenbestand en ontvangen ze een welkomstmail. Het hele proces is volledig geautomatiseerd.

Ja, Ledenboek ondersteunt relatiekoppelingen tussen leden. Je kunt gezinsverbanden vastleggen (ouder-kind, partners), maar ook andere relaties (bijvoorbeeld introduce of contactpersoon). Dit is handig voor gezinslidmaatschappen, facturering aan een adres of het bijhouden van jeugdleden met hun ouders.

Ledenboek registreert alle opzeggingen automatisch. Leden kunnen zelf opzeggen via het ledenportaal of je verwerkt het handmatig. Je ziet de opzegdatum, reden (indien opgegeven) en de einddatum van het lidmaatschap. Historische gegevens blijven bewaard voor je administratie. Zo heb je altijd inzicht in je ledenmutaties en -verloop.

Ja, je kunt onbeperkt eigen velden toevoegen aan het ledenprofiel. Maak tekstvelden, nummervelden, datumvelden, dropdown-selecties of checkboxen. Voorbeelden: bondsnummer, kledingmaat, dieetwensen, rijbewijsbezit of competitieklasse. Alle custom velden zijn doorzoekbaar, filterbaar en exporteerbaar.

Je zet het aanmeldformulier, de ledenlijst of de agenda met een paar regels code op je eigen website. Dat werkt op elke site, ook op WordPress, Wix of een zelfgebouwde pagina. Wat je insluit blijft vanzelf actueel, want het komt rechtstreeks uit Ledenboek.

Nee. Je kopieert een regeltje code uit Ledenboek en plakt dat op de plek waar het moet komen. In WordPress kan dat in een gewoon tekstblok. Kom je er niet uit, mail ons dan even; dan kijken we mee.

Ja, Ledenboek biedt een REST API waarmee je gegevens kunt uitwisselen met andere systemen. Hiermee kun je bijvoorbeeld koppelingen maken met je website, CRM of andere software. De API is goed gedocumenteerd en beveiligd met API-keys. Neem contact op voor meer informatie over de mogelijkheden.

Ja, je kunt alle gegevens exporteren naar Excel (XLSX) of CSV. Exporteer je complete ledenlijst, een gefilterde selectie, betalingsoverzichten of adreslijsten. De exports bevatten alle relevante kolommen en zijn direct bruikbaar voor mailmerge, analyse of aanlevering aan derden (bijv. bond of verzekering).

Ledenboek ondersteunt het Model Context Protocol (MCP), de open standaard waarmee AI-assistenten zoals Claude en ChatGPT direct gegevens kunnen opvragen uit externe systemen. Elke bestuurder krijgt een persoonlijke, beveiligde URL die je eenvoudig toevoegt aan je AI-assistent. Vervolgens kun je in gewoon Nederlands vragen stellen: "Hoeveel leden hebben we?", "Wie zit in de kascommissie?", of "Wat zijn de openstaande facturen?" Je AI-assistent bevraagt Ledenboek real-time en geeft je direct antwoord. De koppeling respecteert je rol — een penningmeester ziet financiele data, een secretaris niet. Wanneer je functie eindigt, stopt de toegang automatisch. Je hoeft niets te installeren: het is gewoon een URL.

Beveiliging heeft topprioriteit bij Ledenboek. Alle data wordt versleuteld opgeslagen (AES-256) en versleuteld verzonden (TLS/SSL). We maken dagelijks automatische backups. Onze servers staan in een beveiligd datacenter in Europa. We zijn volledig AVG/GDPR-compliant en delen nooit gegevens met derden. Toegang tot het systeem is beveiligd met sterke wachtwoorden en twee-factor-authenticatie (2FA).

Twee-factor authenticatie (2FA) voegt een extra beveiligingslaag toe aan je account. Naast je wachtwoord heb je een code nodig van een authenticator-app op je telefoon (zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator). Zelfs als iemand je wachtwoord kent, kan die zonder je telefoon niet inloggen. Je kunt 2FA eenvoudig inschakelen in je accountinstellingen.

Ja, Ledenboek is volledig AVG/GDPR-compliant. We verwerken persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn. Leden kunnen hun gegevens inzien, corrigeren en laten verwijderen. We bieden een verwerkersovereenkomst aan en helpen je bij het voldoen aan je verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke. Privacy by design is een kernprincipe in onze software.

Ledenboek houdt automatisch bij welke e-mails niet aankomen (bounces). Je krijgt een overzicht van ongeldige e-mailadressen zodat je deze kunt corrigeren. Het systeem voorkomt herhaaldelijk versturen naar foutieve adressen, wat je afzenderreputatie beschermt en zorgt dat je berichten daadwerkelijk aankomen.

Ja, Ledenboek bevat uitgebreide e-mailfunctionaliteit. Je kunt berichten sturen naar alle leden, specifieke groepen of individuele leden. E-mails worden verstuurd in je eigen huisstijl met je verenigingslogo. Je kunt templates maken voor veelgebruikte berichten. Alle verzonden e-mails worden gelogd zodat je altijd kunt terugzien wat er verstuurd is.

Ja, je kunt onbeperkt groepen en commissies aanmaken. Denk aan teams, werkgroepen, commissies of afdelingen. Per groep bepaal je welke leden erbij horen en wie de contactpersoon is. Je kunt makkelijk e-mails versturen naar specifieke groepen. Dit is ideaal voor sportteams, werkgroepen voor evenementen of afdelingsspecifieke communicatie.

Ledenboek houdt automatisch je bestuurssamenstelling bij. Je registreert wie welke functie heeft (voorzitter, secretaris, penningmeester, etc.) inclusief begin- en einddatum. Het systeem toont altijd het huidige bestuur en bewaart de volledige historie. Handig voor je website, KvK-inschrijving en jaarverslagen. Bestuursleden krijgen automatisch de juiste toegangsrechten.

Ja, Ledenboek werkt met een uitgebreid rechtensysteem. Je bepaalt per bestuursfunctie of commissie welke onderdelen toegankelijk zijn. De penningmeester krijgt bijvoorbeeld toegang tot financien, terwijl de ledenadministrateur alleen ledengegevens kan beheren. Zo werk je veilig samen met meerdere mensen zonder dat iedereen overal bij kan.

Ja, Ledenboek bevat een speciale tijdschriftmodule. Je beheert je verzendlijst voor het clubblad, inclusief extra adressen (ereleden, sponsors, adverteerders). Je kunt adreslijsten exporteren voor de drukker of verzender. Ook niet-leden die het tijdschrift ontvangen worden netjes bijgehouden met hun eigen abonnementsadministratie.

Ja, Ledenboek bevat een vergadermodule waarmee je bestuurs- en ledenvergaderingen plant en bijhoudt. Je registreert datum, aanwezigen en kunt documenten (agenda, notulen) koppelen. Voor evenementen kun je inschrijvingen beheren met online aanmelding en betaling. Ideaal voor workshops, clinics of het jaarlijkse uitje.

Ja, Ledenboek biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden. Je ziet in een oogopslag: totaal aantal leden, nieuwe aanmeldingen, opzeggingen, betalingsstatus en leeftijdsopbouw. Je kunt lijsten genereren en exporteren naar Excel voor verdere analyse of je jaarverslag. Alle gegevens zijn filterbaar op datum, status, groep en meer.

Ja, Ledenboek bevat uitgebreide financiele mogelijkheden. Je importeert eenvoudig bankafschriften (MT940/CAMT.053 formaat) en koppelt transacties aan leden. Het systeem genereert automatisch jaarcijfers voor de ALV met overzichtelijke grafieken van inkomsten en uitgaven. Ook kun je een financiele prognose maken voor het komende jaar, gebaseerd op historische gegevens en aanpasbare aannames.

Ledenboek biedt een volledig digitaal kascommissieproces. De kascommissie krijgt via het ledenportaal toegang tot alle banktransacties van het boekjaar. Ze kunnen per transactie opmerkingen plaatsen en vragen stellen aan de penningmeester, die automatisch per e-mail op de hoogte wordt gebracht. Na de controle kan de kascommissie het financieel verslag goedkeuren en digitaal ondertekenen. Het systeem genereert automatisch een dechargedocument (PDF) met alle handtekeningen, waarmee de penningmeester formeel wordt gedechargeerd. Het volledige proces verloopt online, zonder papierwerk.

Ja, leden en bestuursleden kunnen declaraties digitaal indienen via het ledenportaal. Ze uploaden een bon of factuur, voegen een beschrijving en bedrag toe, en dienen de declaratie in. De penningmeester ontvangt een melding, kan de declaratie goedkeuren of afwijzen, en verwerkt de terugbetaling. Het volledige proces is traceerbaar en wordt automatisch gekoppeld aan de financiele administratie.

Ja, Ledenboek past zich aan aan je huisstijl. Je uploadt je verenigingslogo en kiest je primaire en secundaire kleur. Alle e-mails, het aanmeldformulier en het ledenportaal worden automatisch gestyled in je kleuren. Zo heeft je vereniging een professionele en consistente uitstraling naar je leden toe.

Ja, als je meerdere verenigingen beheert kun je deze allemaal vanuit een account beheren. Elke vereniging heeft zijn eigen afgeschermde omgeving met eigen leden, instellingen en huisstijl. Handig voor koepelorganisaties, federaties of beheerders die meerdere clubs ondersteunen.

We bieden ondersteuning via e-mail en ons online helpcentrum met handleidingen en video's. Voor complexe vragen kun je een terugbelverzoek indienen. Onze support reageert binnen een werkdag. Daarnaast organiseren we regelmatig webinars waarin we nieuwe functies demonstreren en vragen beantwoorden.

Ja, we hebben een uitgebreid helpcentrum met stap-voor-stap handleidingen, video tutorials en veelgestelde vragen. Van het importeren van je eerste ledenlijst tot het instellen van automatische herinneringen - alles wordt duidelijk uitgelegd. Nieuwe functies worden altijd voorzien van documentatie.

Ja, je kunt een persoonlijke demo aanvragen. We laten je dan via een videocall zien hoe Ledenboek werkt en hoe het past bij jouw vereniging. Je kunt al je vragen stellen en we helpen je met de eerste stappen. Neem contact op via info@ledenboek.nl om een demo in te plannen.